会议是指（zhǐ）人们为（wéi）了解（jiě）决（jué）某个共同的问题（tí）或出于（yú）不同的目的聚集在一（yī）起（qǐ）进行讨论（lùn）、交流（liú）的活（huó）动，它往往伴随着一（yī）定规模的人员流动和（hé）消费。作为会展业的重要组成部分，大型会议（yì）特别是国际性会议在提升城市形象、促进（jìn）市政建设、创造经（jīng）济（jì）效益等方面（miàn）具有特殊（shū）的作用。

　　而举办一场（chǎng）成功的会议（yì），最重要的（de）就（jiù）是要全（quán）面的传达（dá）会议精神，让（ràng）与会（huì）者（zhě）了解（jiě）会议的主题和宗（zōng）旨，并（bìng）在会后切实有效的执行（háng）工作（zuò）。但是（shì）在会议场所选择之中，会议（yì）费用到底包含着哪一（yī）些？会议费用的多少往（wǎng）往是决定会议场所的（de）选择大小。

　　谈到如何（hé）去选择一（yī）个标准（zhǔn）的会议（yì）场所，很多人可能会（huì）想到只要会议室（shì）大小（xiǎo）合适（shì），会议设施配备完善，交（jiāo）通（tōng）便利就（jiù）大致可以了。但是却往往忽略会议（yì）的费（fèi）用，下（xià）面淘会场就为大家列出一个标准会议的（de）费用到底参合哪些，让大家能够清晰明了！

　　会议（yì）及展览的预算不只是一个概念，它需要实际的数据分析以及当（dāng）地经济水平来决定的。通（tōng）常而言，会议预算（suàn）包括以下几个方面：

　　1、交通费用：

　　(1)、出发地（dì）至会（huì）务地的（de）交通（tōng）费用（yòng）包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码（mǎ）头至住宿地的交通。

　　(2)、会议期（qī）间交通（tōng）费用主要是会务地交通费用（yòng），包括住（zhù）宿地至会所的交通（tōng）、会所到餐（cān）饮地点的交通、会所到（dào）商务交（jiāo）际场地的交通、商（shāng）务（wù）考察交通以及其他与会人员可能使用的预（yù）定交通。

　　(3)、欢送交（jiāo）通（tōng）及返程交（jiāo）通包括航班（bān）、铁路、公路、客轮及住宿地至（zhì）机场、车站、港口交通费用（yòng）。

　　2、会议室（shì）/厅费（fèi）用（yòng）具体可细分为：

　　(1)、会议场地租（zū）金（jīn）通常而言（yán），场地的租赁已经包含某些常用（yòng）设施，譬（pì）如（rú）激光指（zhǐ）示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者（zhě）黑板、油性笔、粉笔等（děng），但一（yī）些非（fēi）常规设施并不涵盖在内比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加（jiā）装（zhuāng）非（fēi）主席台发言线路时也（yě）可能需（xū）要另外的（de）预算。

　　(2)、会议设（shè）施租赁费用（yòng）此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电（diàn）脑、移动式同声翻译系统（tǒng）、会（huì）场展示（shì）系统、多媒体系统、摄（shè）录设（shè）备等，租赁时通常需要支付一定的使用保（bǎo）证（zhèng）金，租（zū）赁（lìn）费用中包括设备的技术支持（chí）与维护费（fèi）用（yòng）。值得注意的是，在租赁时应对设备的（de）各类功效参数作出具体（tǐ）要求（通常可向专业（yè）的会议服务公司咨询，以便（biàn）获（huò）得最适宜的（de）性价比），否则可能影响（xiǎng）会议的（de）进行。另外（wài），这些会议设施由（yóu）于品（pǐn）牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差（chà）很大。

　　(3)、会场布（bù）置费用如果不是特殊要（yào）求（qiú），通（tōng）常（cháng）而（ér）言此（cǐ）部分费（fèi）用包含在会场租赁费（fèi）用中。如果（guǒ）有特殊要求，可以与专业的会议服（fú）务商协商（shāng）。

　　(4)、其他支持（chí）费用这些支持通常包括广告及印刷、礼（lǐ）仪、秘书服务、运（yùn）输与仓储、娱（yú）乐保健、媒（méi）介、公共关系等。基（jī）于（yú）这些支（zhī）持均为临时（shí）性质，如果会（huì）议主办方分别寻找这（zhè）些行业（yè）支（zhī）持的话，其（qí）成（chéng）本费用可能比市场（chǎng）行价（jià）要高（gāo），如（rú）果（guǒ）让专业会议（yì）服务商代理，将获得价格相对比（bǐ）较（jiào）低（dī）廉且服务专（zhuān）业的（de）支持。

　　3、住宿费（fèi）用：

　　值得（dé）注意的只（zhī）是住宿（xiǔ）费里面有些价格是完全价格（gé），而有些是需要另外加收（shōu）政（zhèng）府税金的（de）。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专（zhuān）业的会（huì）展服（fú）务商（shāng）通常能获得较好的（de）折扣，比如淘会场提供的各个酒店都有10%-40%的优惠折扣。

　　正（zhèng）常的住宿费除与（yǔ）酒店星级标（biāo）准、房型等因素有关外，还与客房（fáng）内开放的服务项目有（yǒu）关譬如客房内的（de）长（zhǎng）途通（tōng）讯、洗换、迷你吧酒水（shuǐ）、一次性换洗衣物、互联网、水果提供（gòng）等服务是否开放有关。会议主（zhǔ）办（bàn）方（fāng）应明（míng）确酒店应当关闭或者开放的服（fú）务项目及范围。

　　4、餐饮费用:

　　会议的餐饮（yǐn）费（fèi）用可（kě）以很简单，也可（kě）以（yǐ）很复杂（zá），这取决于（yú）会（huì）议议程需要（yào）及会议目的。

　　(1)、早餐（cān）通（tōng）常（cháng）是自助（zhù）餐，当然（rán）也可（kě）以采取围桌式就餐，费用按人数计（jì）算即（jí）可（但考虑到会议（yì）就餐（cān）的特殊性（xìng）及原材料的预备，所以预计就餐人数（shù）不得与实（shí）际（jì）就餐人数（shù）相（xiàng）差到15％，否则餐（cān）馆有（yǒu）理由拒绝（jué）按实际（jì）就餐人数结算（suàn）而改为按预定（dìng）人（rén）数收（shōu）取（qǔ）费用）

　　(2)、中餐及午餐（cān）基（jī）本属于正餐，可以（yǐ）采（cǎi）取（qǔ）人数预算自助餐形式，按桌预（yù）算围桌（zhuō）式形式。如果（guǒ）主办（bàn）方希望（wàng）酒水消费自行采购而非由餐馆提供（gòng），餐（cān）馆可能会收取一定数量的服（fú）务费用。

　　(3)、酒水（shuǐ）及服务费属（shǔ）于非常规消费，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐（cān）厅是（shì）谢绝主办（bàn）方（fāng）自（zì）行（háng）外带酒水消费的，如（rú）果可以外带酒（jiǔ）水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高（gāo）星级酒店举办会议宴会，通常在（zài）基本（běn）消费水（shuǐ）准的基（jī）础上加收（shōu）15％左右的服（fú）务费（fèi）。

　　(4)、会（huì）场茶歇此项费用基本（běn）上（shàng）是按人（rén）数（shù）预算（suàn）的，预算（suàn）时可提出不同（tóng）时段茶歇的食物（wù）、饮料组合。承办（bàn）者告知的茶歇价格（gé）通常包含服务人（rén）员（yuán）费用，如果主（zhǔ）办（bàn）方需要非程序服务，可能需要（yào）而外的预算（suàn）。通常情况下，茶歇的种类（lèi）可（kě）分为西（xī）式与中（zhōng）式两（liǎng）种西式（shì）基本上以咖啡、红茶（chá）、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或（huò）者（zhě）花茶（chá）、果（guǒ）茶、水（shuǐ）果、咖啡、水果及点心为主（zhǔ）。

　　(5)、联谊（yì）酒会/舞会事实上，联谊酒会（huì）/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴（yàn）会只（zhī）要设定（dìng）好餐标与规模，预算很容易（yì）计算。但（dàn）酒会/舞会的预算（suàn）设（shè）计到场地与节目支持，其预算（suàn）可能需（xū）要（yào）比（bǐ）较（jiào）长的时（shí）间确（què）认：

　　5、视（shì）听设备：

　　如果（guǒ）为了公共关系效果而不（bú）得不在室外进行，视听设备的预算就比较（jiào）复杂，包括（kuò）：

　　a、设备本身的租赁费用（yòng），通常按天计算（suàn）

　　b、设备的运输、安装调试及（jí）控制技术人员（yuán）支持（chí）费用，可让会展服务商代（dài）理

　　c、音源主要是背（bèi）景（jǐng）音乐（lè）及娱乐音乐选（xuǎn）择，主办者可自带，也可委托代理（lǐ）

　　d、演员及节目通常可以选定（dìng）节目（mù）后按场次计算预算金额（é）通常与节目表演难度及参（cān）与人数（shù）正（zhèng）相关。在适宜（yí）地点如果有固定的演出，那预算就很简（jiǎn）单，与观看表演的人数正相关专（zhuān）场（chǎng）或包场（chǎng）除外。

　　6、旅游考察费用：

　　（1）旅游餐费一（yī）般按照主办（bàn）方的奖金预算而定（dìng），通（tōng）常（cháng）情况下以参（cān）加人数（shù）算，每（měi）个人（rén）的（de）餐标从几十到几（jǐ）百元不（bú）等，以（yǐ）主（zhǔ）办方举办此次行程的目的及接待客（kè）户的社（shè）会地位而定。

　　（2）旅（lǚ）游车费（fèi）是从出发地到景点再返回出发地全（quán）程专车接送，一般情况下旅（lǚ）游大巴车（chē）都只能抵达旅（lǚ）游景区大门（mén）口进行停放后。转乘景（jǐng）区（qū）统一（yī）客（kè）车或观（guān）光（guāng）车（chē）前往景点（diǎn）参观（guān）浏（liú）览，景（jǐng）区（qū）内的观光车票需另（lìng）行购（gòu）买。

　　（3）旅游门票费依照旅（lǚ）游考察（chá）的行程所（suǒ）经过的景（jǐng）点（diǎn）、及人数而定。

　　（4）导游服务费通常一个团会配置一名导（dǎo）游全程跟随讲（jiǎng）解介（jiè）绍（shào），若景区内有（yǒu）自备导游则由景区内的导（dǎo）游进行主（zhǔ）讲，随团导游为游客进行（háng）补充讲解。同时（shí）随团导（dǎo）游还要负责（zé）掉队成员（yuán）的押（yā）尾工作。

　　7、杂费

　　杂（zá）费是指会展（zhǎn）过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临（lín）时（shí）运输及装（zhuāng）卸、纪念（niàn）品（pǐn）、模（mó）特与礼仪服务（wù）、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时（shí）保健、翻（fān）译与（yǔ）向导、临时（shí）商（shāng）务用车、汇（huì）兑等等。杂费的预算（suàn）很难计划，通（tōng）常可（kě）以在会（huì）务费用预算（suàn）中（zhōng）增列不可预见（jiàn）费用（yòng）作为机动处理。