通常而言，会议场地价格预算包（bāo）括以（yǐ）下几个方面（miàn）：

　　1、交通费用

　　交（jiāo）通费用可以细分为（wéi）：

　　(1)、出发地（dì）至会（huì）务地（dì）的交通费用包括航班、铁（tiě）路（lù）、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

　　(2)、会议期间交（jiāo）通费用主（zhǔ）要是会（huì）务地（dì）交通（tōng）费用，包括住宿地至会所的交（jiāo）通、会所到（dào）餐饮地（dì）点的交通、会所到商务（wù）交际场地的（de）交（jiāo）通、商务考察交通以及其他与（yǔ）会人员可能使用的预定（dìng）交通。

　　(3)、欢送交通及返程交（jiāo）通包（bāo）括航班、铁路、公路（lù）、客轮及住宿地至机（jī）场、车站、港口交通费（fèi）用。

　　2、会议室（shì）/厅费（fèi）用

　　具体可细分为（wéi）：

　　(1)、会议场（chǎng）地租金通常（cháng）而言，场地的租赁已（yǐ）经包含某些（xiē）常用设施，譬（pì）如激光指（zhǐ）示笔、音响系统、桌椅、主席（xí）台（tái）、白板或者（zhě）黑板、油性（xìng）笔、粉笔（bǐ）等，但一些（xiē）非常规设施并不涵盖在内（nèi）比如（rú）投影（yǐng）设（shè）备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席（xí）台发言线路时也（yě）可能需要（yào）另外的预算。

　　(2)、会（huì）议设施租赁费用此部分费用主要是租（zū）赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动（dòng）式同声翻译系统、会场展示（shì）系统、多媒体系（xì）统、摄录设备（bèi）等，租赁时（shí）通常需要支付（fù）一定的使用保证金，租赁费用中包括设（shè）备的技术支持与维护费用。值得注意（yì）的是，在租赁时（shí）应对设（shè）备的各类功（gōng）效（xiào）参数作出具体（tǐ）要求（qiú）（通常可向专业的会议服（fú）务公司咨（zī）询，以便获得最适（shì）宜的性价比），否（fǒu）则可能影响会议的进行（háng）。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

　　(3)、会场（chǎng）布置费（fèi）用如果不是特殊要求（qiú），通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中（zhōng）。如果有特（tè）殊（shū）要（yào）求（qiú），可以与（yǔ）专业（yè）的会（huì）议服务商协商。

　　3、住宿（xiǔ）费用

　　住宿的费用应该非常好理解值（zhí）得注意的只是住宿费里面有（yǒu）些价格（gé）是完（wán）全价格，而有点是需要另（lìng）外加收（shōu）政府税金的。对于会议而言，住宿费可（kě）能是主要的开支之（zhī）一。找专业的会展服务商（shāng）通常（cháng）能获（huò）得较好的折扣（kòu）。

　　正常的住宿费除与酒店星级标准、房（fáng）型等（děng）因素有关外，还与客（kè）房内开放的服务项目有关譬如（rú）客房内的长途通讯、洗（xǐ）换、迷（mí）你（nǐ）吧酒水、一次性换洗（xǐ）衣物、互联网、水果（guǒ）提供等服务（wù）是否开放有关。会议主办方（fāng）应明（míng）确酒店应当（dāng）关闭或者（zhě）开放的（de）服（fú）务项目（mù）及范围（wéi）。

　　4、餐饮费用

　　会议（yì）的餐饮费（fèi）用可以很简单，也可以很（hěn）复杂，这取决于会议议（yì）程（chéng）需要及会议目的。

　　(1)、早餐、午餐

　　早餐通（tōng）常是自助餐（cān），当然也可以（yǐ）采取（qǔ）围桌式就（jiù）餐（cān），费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的（de）特（tè）殊性及原材料的预备，所以预（yù）计（jì）就餐（cān）人数（shù）不得与实际就餐人（rén）数相差到15%，否则餐馆有（yǒu）理（lǐ）由拒绝按实际就餐人数（shù）结（jié）算（suàn）而改为按预定（dìng）人（rén）数收取费用）

　　中餐及午餐基本属（shǔ）于正（zhèng）餐，可以采取人（rén）数预算（suàn）自助餐形式，按（àn）桌（zhuō）预算围桌（zhuō）式形式（shì）。如果主办方希望酒（jiǔ）水消（xiāo）费（fèi）自行（háng）采（cǎi）购而非由餐馆提供，餐馆可（kě）能（néng）会收取（qǔ）一定数量的服（fú）务费（fèi）用。

　　(2)、会（huì）场茶（chá）歇

　　此项费用基（jī）本上是按人数预算的，预算（suàn）时可提（tí）出（chū）不（bú）同时段（duàn）茶歇的食物、饮料组（zǔ）合。承办（bàn）者告知的茶（chá）歇（xiē）价格（gé）通常包含服务人员费用，如果（guǒ）主办方需要非程序服务，可能需要而外（wài）的预算（suàn）。通（tōng）常情况下，茶歇的种类（lèi）可分为西式与中式两（liǎng）种（zhǒng）西（xī）式基本上（shàng）以咖啡（fēi）、红茶、西式点心、水果等（děng）为主，中式则以开水（shuǐ）、绿茶或者花茶（chá）、果茶、水果、咖啡（fēi）、水果及点心为主。

　　5、视听设备

　　除非在室外进行，否则视听设（shè）备的费用通常可（kě）以忽（hū）略。如（rú）果为了公共关系效（xiào）果而不得（dé）不（bú）在室外（wài）进行，视听设备（bèi）的（de）预算就比较（jiào）复杂（zá），包括：

　　设（shè）备（bèi）本身的租赁费用，通常按天计算

　　设备（bèi）的运输、安装调（diào）试及控制技术人员支持费用，可（kě）让会展服（fú）务商（shāng）代理

　　音源主要是背（bèi）景音乐及娱乐音乐选择，主办（bàn）者可自带，也（yě）可委托代理