一（yī）个重要的（de）商务会议的成（chéng）功与否，关键在于策（cè）划者（zhě）的策划思路与方法是（shì）否（fǒu）正确，各方面细节考虑得是否周（zhōu）详，会（huì）议行程安排是否合理，譬如会议主题的构思、会议费用（yòng）预算（suàn）、会议场地（dì）的布置、会议设备的安装、参会（huì）者（zhě）的住宿（xiǔ）和餐饮安排、会议业余时间（jiān）的安排等等。面对会议（yì）策划时遇到的诸多问题，作为会议策划者的您是否已经找到合（hé）适的策划思路和方法呢?到（dào）底怎（zěn）么做才（cái）使这（zhè）次会议（yì）达到上（shàng）级的要求，实现会议的（de）主题思想，闪出商务会议的亮点（diǎn）?凡事预则立，不预则废。会议策划（huá）即是对举办（bàn）此次会（huì）议的一（yī）切（qiē）工作的准备。一个好的（de）会议策划（huá）方案，应该从做好这个会议预算（suàn）计（jì）划开始。

商（shāng）务会议的预（yù）算不是一（yī）个概念。通常而言，会议（yì）预算包括以下几个方面：

1、会议室/厅费用

具体可细分（fèn）为（wéi）：

(1)、会议（yì）场地租金通常而言（yán），场地的租赁已经包含某些（xiē）常（cháng）用设施，譬如激光指示（shì）笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑（hēi）板（bǎn）、油性笔、粉（fěn）笔等，但一些非常规（guī）设施并不涵盖（gài）在内比（bǐ）如（rú）投影设（shè）备、临时（shí）性的装饰物、展架等，需要加装非主席台（tái）发言线路时也可能需要另外的（de）预算。

(2)、会议设（shè）施租赁费（fèi）用此部分费用主（zhǔ）要是租（zū）赁一些（xiē）特殊设备，如（rú）投影仪、笔记本电脑、移动式（shì）同声翻译系统、会场展示系统、多媒体（tǐ）系统、摄录（lù）设备等，租赁（lìn）时（shí）通（tōng）常需要支付一（yī）定（dìng）的使用保证金，租赁费用中（zhōng）包括设备的技术支持与维护费用。值得（dé）注意（yì）的是，在（zài）租赁时应对设（shè）备（bèi）的各类（lèi）功效参数作出具体要求(通常（cháng）可向（xiàng）专业的会议服务公司咨询，以便获得非（fēi）常（cháng）适（shì）宜（yí）的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设（shè）施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的（de）价格可能相差很大。

(3)、会场布（bù）置（zhì）费（fèi）用如果（guǒ）不（bú）是特殊要求，通常而（ér）言（yán）此部分费用包含在会（huì）场租（zū）赁费用中。如果有特（tè）殊要求，可以与专业的会议（yì）服（fú）务商协商。

(4)、其他支持（chí）费用（yòng）这些支持（chí）通常包括广（guǎng）告（gào）及印刷、礼仪、秘书服（fú）务、运输与（yǔ）仓储、娱（yú）乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别（bié）寻（xún）找（zhǎo）这些（xiē）行业支持（chí）的话，其成本费用可能比（bǐ）市场行（háng）价要高，如果让专（zhuān）业会（huì）议服务（wù）商代（dài）理，将获得（dé）价格相（xiàng）对（duì）比较（jiào）低廉且（qiě）服务专业（yè）的支持。

对于这些单项服（fú）务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

2、交通费用

交通费（fèi）用可以细分（fèn）为：

(1)、出发地至会务地的交通费用包括航班（bān）、铁路、公路（lù）、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿（xiǔ）地的（de）交通

(2)、会议期间交通费用主要是会务（wù）地（dì）交通费（fèi）用，包括住宿地（dì）至会所的交（jiāo）通、会所（suǒ）到餐饮地点的交通、会所到商务交（jiāo）际场（chǎng）地的交（jiāo）通、商务考察交（jiāo）通以及其（qí）他与会人员可能（néng）使用的预定交通。

(3)、欢送（sòng）交通（tōng）及返程交（jiāo）通包（bāo）括航班（bān）、铁（tiě）路、公（gōng）路、客轮及住宿（xiǔ）地至机场、车站、港口交通费用（yòng）。

3、住（zhù）宿费用

住宿的费用应该非常好理解值（zhí）得（dé）注意的只是住宿费里（lǐ）面有些价格是（shì）完全价格，而有点是需要（yào）另外加收政府税金的。对（duì）于（yú）会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业（yè）的会展服务（wù）商通（tōng）常能获得较好的折扣。

正常的住宿费（fèi）除与酒店星级标准、房（fáng）型等因素有关外，还与客房内开（kāi）放的服务项目有关譬如客房内的（de）长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一（yī）次性换洗衣物（wù）、互（hù）联网、水果提供等服务是否开放（fàng）有关。会（huì）议主办（bàn）方应（yīng）明确（què）酒店应当关闭（bì）或者开放的服务（wù）项目及范围。

4、餐饮费（fèi）用（yòng）

会议的餐饮费用可以很简单（dān），也（yě）可以很（hěn）复杂（zá），这取决于会议议程（chéng）需要及会议目的。

通常，如果在高星（xīng）级酒店餐（cān）厅（tīng）就餐，餐厅（tīng）是谢（xiè）绝主（zhǔ）办方自行外带酒水（shuǐ）消费的，如果可以外带（dài）酒水消费，餐厅通（tōng）常需要加收（shōu）服务费。在高星级酒店举办会议（yì）宴会，通常在基本消费水（shuǐ）准的基础上加收（shōu）15%左右的服务费。

5、视听设备

除非（fēi）在室外进（jìn）行，否则视（shì）听设（shè）备（bèi）的费用通常（cháng）可以忽略。如果为（wéi）了公共（gòng）关系效果而（ér）不得不在室（shì）外进行，视听设备（bèi）的预算就比较复杂，包括：

设备本（běn）身的租赁费用，通（tōng）常按天（tiān）计（jì）算

设备的运（yùn）输、安装调试及控（kòng）制技（jì）术人员支持费用，可让会展服务商（shāng）代理（lǐ）

音源（yuán）主（zhǔ）要是（shì）背（bèi）景（jǐng）音乐（lè）及（jí）娱乐音乐选（xuǎn）择，主办者（zhě）可自带（dài），也可委（wěi）托代理

6、杂费

杂费是指会议过程中（zhōng）一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪（yí）服务、临时道（dào）具（jù）、传真及（jí）其他（tā）通讯（xùn）、快递服务（wù）、临时保健、翻译与向导、临时商务（wù）用车、汇兑等等（děng）。杂（zá）费的预（yù）算很难计划，通常可（kě）以在会务费用预（yù）算中增列不可（kě）预见费用作为（wéi）机动处理。