会（huì）议活（huó）动举（jǔ）办场地（dì）的（de）劳工状况对你的会（huì）议（yì）活动的各个方面都会（huì）产（chǎn）生影响。它（tā）对成本的影响有（yǒu）多大？你是否需要遵（zūn）守一些相应的规章制度？一定要与工会的领导（dǎo）开会（huì）商讨，以（yǐ）免漏（lòu）算应有的（de）费用。在提交预算或整体方案之前，计算所有的（de）人力成本（běn）。如（rú）果你只按照每小（xiǎo）时的费率（lǜ）计算人（rén）力成（chéng）本，却（què）没有考虑（lǜ）到最低收费（fèi），加班费和伙（huǒ）食费，那么，实际的成本与你预算的（de）成本可能有天壤之别。

　　将你的会议活动计划（huá）告知（zhī）工会的领导，让他（tā）们（men）根（gēn）据你的（de）计划提交一份书面（miàn）的预（yù）算（suàn），包括雇佣的人数，时间以及（jí）相应的所有费用（yòng）。确保你所聘（pìn）用（yòng）的视听制作公司里有一位与工会打交道的（de）技术指导，你必须能够监督整个（gè）工作（zuò）安排，遵守休（xiū）息（xī）时间规定，并负责（zé）调度人员（yuán），让（ràng）所有人都能按时到岗（gǎng）和（hé）离（lí）岗（如果工作（zuò）人员（yuán）薪酬（chóu）标准式四小时起付的话，更要如此）。否则，你可能要付（fù）加班（bān）费。要留出相当于预算的（de）10%的预备金。对于没有工会的场地单位，要跟管理人员深入讨论你的（de）计划，并让他们出具（jù）书面材料，列出所有（yǒu）可能产生的（de）额外费用（yòng）。会（huì）议活动举（jǔ）办场（chǎng）地的

　　天花板高度是多（duō）少？在布置舞台，灯光，视（shì）听（tīng）设备时，天花（huā）板高度有着至关重要的影响（xiǎng）。对于背屏投影，推荐（jiàn）的最低高度为22英尺。你（nǐ）要组织（zhī）提供舞台，灯光和（hé）视听服（fú）务（wù）的公司与（yǔ）你（nǐ）共（gòng）同进行一次实地考察，并根（gēn）据你的（de）所有要求协商确定最佳（jiā）的场（chǎng）地布局。

　　视线是否足够好？从所有的角度检查房间，有没有柱子，吊灯之（zhī）类的东西阻挡（dǎng）视线？是否每一位客人都能够看清楚舞台或大屏幕（mù）？吊灯能否提高或拆掉（diào），需要（yào）多少费用（yòng）？吊灯有时（shí）可以拆卸（xiè），但要考虑人力成本：需要（yào）多少（shǎo）人参与？时间多久？需（xū）要多少（shǎo）费用？你只需要（yào）一个舞台还是需（xū）要几（jǐ）个？

　　你（nǐ）要了解共需搭建多少舞台以及它们的位置。因为它们不仅（jǐn）会占据很多的（de）空间，而且还影响你（nǐ）所能摆设（shè）的餐（cān）桌的总数和（hé）能够接（jiē）待的客人数量。舞台需要多大？多（duō）宽？舞台上将要（yào）举行什么会议活动？舞台（tái）要承载多少人？乐手要安排在主舞台上还是安（ān）排在台下的一（yī）侧（cè）？根据客人按桌（zhuō）就坐（zuò）或按（àn）剧院式就坐的不同情况，确定舞台多高最合适？是否可（kě）能将一部分座位（wèi）垫高？你可以将房（fáng）间的一部分重新设计一番并铺上地毯（tǎn），把大厅变成夜总（zǒng）会或餐（cān）厅的（de）样式。你并不（bú）一定要让（ràng）所（suǒ）有的（de）桌位都处（chù）于（yú）同（tóng）样的高度（dù），但不要忘了垫高座位的费用不菲，这种费（fèi）用（yòng）取决（jué）于房间的布局，以及需要处理的障碍物，比如（rú）柱子。费用也取决于参与工程（chéng）的人数，从将这种费用分（fèn）摊到每位客人头上来看，将座（zuò）位电告对于人数众多的（de）会议活动来说比较合算，而对于小规（guī）模的（de）会议活动则不很经济（jì）。会场是否有固定舞台？

　　如果有的话（huà），索取一份包括（kuò）后台在（zài）内的（de）舞台平面图，检查是否有现成（chéng）的化妆（zhuāng）间，是否有装卸（xiè）搬运各（gè）种（zhǒng）设备（bèi）的空（kōng）间，过道的宽度是多少，该舞台是否能够（gòu）满（mǎn）足你所有的要（yào）求。